El tiempo es el factor clave para planear,
vender a tiempo y negociar mejor. aprende a administrarlo
Erik Musalem Ruben
"El tiempo es la medida de los negocios, como
el dinero lo es de la mercancía"
Sir Francis Bacon
El filósofo y estadista británico (1561 - 1626),
fue visionario al escribir que el tiempo es un factor crítico en los negocios. ¿Por qué
iniciamos con el tema del tiempo si estamos hablando de inventarios? Porque el tiempo es
algo crítico, no sólo por el tiempo que la mercancía se queda con nosotros, o por las
horas en que mantenemos "atados" los recursos financieros a la mercancía; en
realidad lo que más se ve afectado es nuestra planeación.
Hoy todavía muchos empresarios ven sus bodegas
como lugares fríos donde la mercancía espera para salir en cajas empolvadas, sin darse
cuenta de los enormes costos que esto puede implicar, especialmente en categorías en las
que el costo se eleva debido a que los productos o servicios que ahí se manejan tienen
precios significativos.
El objetivo de este artículo no es dar una
lección de cómo manejar el inventario de forma óptima, sino minimizar el problema
existente.
Es inventario, no estacionamiento
Los productos fueron creados para satisfacer una
necesidad de los clientes y generar utilidades para el vendedor. Por ello, aquí mostramos
las 7 artes que un emprendedor exitoso debe llevar a cabo para deshacerse de sus problemas
de inventarios:
1. Gánale tiempo al problema. No hay nada
más nocivo para las utilidades del inventario, que dejar pasar demasiado tiempo y vender
tarde, pues implica perder cantidades sustanciales de dinero. Lo mejor es anticipar si
habrá un sobre-inventario. Esto te permitirá invertir el tiempo necesario en hacer un
plan de venta de contingencia que sea óptimo y minimice pérdidas. En negocios que
manejan productos perecederos (ej. frutas, carne, etc.), este orden es de vital
importancia.
2. No permitas que tus actividades comerciales
tradicionales se detengan. Si concentras toda tu atención organizacional en este
problema, correrás el riesgo de que tu negocio no cumpla con otras actividades. Si
mantienes la perspectiva de la situación, seguro podrás atacar el mal mientras tu
empresa continúa su curso. Es como cuando un barco se está hundiendo: lo primero que
debes hacer un capitán es cerrar las escotillas del resto del barco para evitar que entre
más agua, y permitir que el barco siga navegando.
3. Que el problema sea sólo "tuyo".
Una técnica fundamental de la negociación es no mostrar tus debilidades a la otra parte.
En cualquier negociación o intercambio, ambas partes tienen presiones, preocupaciones,
fechas límite, etc. Aquel que sucumbe ante las presiones, comunicándoselas a la otra
parte, obtendrá resultados inferiores.
4. Nunca ofrezcas descuentos del producto como
primera alternativa. Bajar el precio del producto, para sacarlo, te pega directamente
a las utilidades, y no necesariamente resuelve el problema. Hay categorías donde la
sensibilidad al precio es muy baja, y ofrecer una oferta no estimulará más compra. Es
importante ser creativos y conocer a los clientes para generar medidas de contingencia
más eficaces. Algunas mejores opciones serían: ofrecer ofertas en la compra de otros
productos; usar un distribuidor; venderle a otros segmentos; piensa en una promoción que
te permita darte a conocer y hacer ruido promocional (ejemplo: en la compra del producto X
otorga una cena para dos personas el Día de San Valentín).
5. Si tiene que ofertar, cuidado con no volverlo
tu modelo de negocios. Las ofertas en los modelos de mercadotecnia son como las
drogas, ofrecen soluciones fáciles a los problemas del día a día, lo cual tiene un
magnetismo entre los empresarios, que podríamos llamar adicción. Si se convierte en
modelo de negocios, puede ser un error en el mediano plazo. Toda oferta comercial sirve
para estimular la venta, pero no genera más demanda, que es lo que verdaderamente hace a
un negocio subsistir en el tiempo. Sé selectivo con las ofertas y no dejes de invertir en
lo que realmente te hará crecer: la satisfacción de tus clientes actuales y la
obtención de nuevos clientes.
6. Planea mejor la demanda y tus necesidades de
inventario. Si bien las causas pueden ser muchas, en casi todos los problemas de
inventario se detecta o una planeación poco eficaz, o bien ausencia de comunicación (por
ejemplo, entre marketing y compras). Todo gerente realiza en mayor o menor magnitud las
actividades de planeación, organización, ejecución y control, pero en negocios donde el
costo para mantener un inventario es muy alto, tener una planeación óptima de la demanda
es básico, con el fin de definir las cantidades óptimas que se tendrán en stock. Para
mejorar tu planeación de la demanda de inventarios, he aquí algunas recomendaciones:
a) Analiza el pasado y aprende de lo que hiciste
mal
b) Revisa información histórica, haz una fase inicial de planeación cuantitativa, y una
vez hecha, usa tu experiencia y criterio gerencial para ajustarla
c) Nunca pases por alto sucesos externos que ya sabes que se repetirán.
7. Detecta la causa que te llevaron a tener
problemas de inventario. Debes buscar la causa que originó el problema, de lo
contrario, volverás a caer en él. Los problemas de inventario tienen repercusiones
financieras serias sobre un negocio, los inventarios tienen una relación directa con el
flujo de caja y con la disponibilidad de efectivo de una empresa, ya que el stock amarra
recursos que pueden ser usados en actividades que generan más valor.
El área logística de un negocio normalmente
demanda conocimientos muy especializados que probablemente no tengas. Sin embargo, un
experto te puede ayudar a implementar algunas medidas, desde establecer un sistema de
clasificación de inventarios en base con tu rentabilidad (ABC), métodos just in time
o "o en demanda", hasta tácticas para implementar de inmediato, como mejorar tu
relación con los proveedores, así como definir estratégicamente qué productos son los
que debes tener en tu almacén, con base en el pasado.
De acuerdo con Peter Drucker, por muchos
considerado el padre del Management moderno, un gerente o administrador puede tener el
control total de un negocio si controla tres recursos: tiempo, dinero e información. En
situaciones donde existan problemas de inventario el tiempo es el factor clave para
planear, vender a tiempo, y negociar mejor, así estarás validando la premisa de Sir
Francis Bacon.
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